第一章 总则
第一条 为加强学校文献资源采购工作的管理，规范采购程序和行为，提高资金使用效益，为教学、科研提供切实有效的文献保障，严格采购纪律，加强廉政建设，根据学校《武汉工程大学招标与采购管理办法》（武工大招采〔2019〕25号）等相关规定，结合图书馆文献资源采购工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指文献资源采购范围
（一）纸质文献：中外文纸质图书、中外文纸质期刊、报纸。
（二）数字化文献：电子图书、电子期刊、数据库、光盘和声像资料等。
（三）文献加工：包括加工材料、加工服务等与文献相关的服务业务。
第三条 本办法适用范围
图书馆使用各类经费（除科研经费外）进行采购的文献资源项目。
第四条 本办法中所涉及的金额，单位为人民币（其他币种应换算成人民币）。
第五条 文献资源采购工作必须严格执行各级法律法规，遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。任何单位和个人，不得以任何理由与方式干扰文献资源采购工作的正常进行。
第六条 在文献资源采购工作中，采购人员及相关人员与供应商有利益关系者必须回避。采购工作及其当事人应当接受相关职能部门的监督。
第二章 组织机构
第七条 成立文献信息资源建设工作小组（以下简称“小组”），组长由馆长担任，副组长由馆总支书记、副馆长担任，组员由馆内各部室负责人担任。小组负责组织开展文献资源采购的论证。文献资源采购工作中的重要事项，必须经小组集体讨论，形成初步意见后报图书馆党政联席会审议决定。
第八条 各相关部室负责文献资源采购工作的日常管理。主要职责包括：
（一）办公室根据计划财务处下达的年度预算，督促采编部、学科服务部分别制订纸质、数字化文献资源采购计划，提交文献信息资源建设工作小组论证。
（二）馆党政联席会审议决定年度文献资源采购计划后，采编部负责开展、组织协调实施文献资源采购招标具体事务性事宜，按照有关规定负责做好采购前期准备工作，做好与校招标采购处的业务对接。
（三）学校货物和服务采购限额标准以下、图书馆组织的文献资源采购由馆党政联席会会议授权相关业务部门组成临时采购（询价、磋商）小组按学校相关规定组织实施。
（四）招标工作完成后，办公室根据学校合同管理相关规定拟订合同、提请学校相关职能部门会签，根据合同额的限额标准报主管校领导或馆长与供应商签订采购合同。
（五）合同签订、验收无误后由相关业务部室办理报账手续。
第三章 采购计划及项目确定
第九条 文献资源采购计划的制定原则
（一）文献资源采购兼顾纸质、数字化文献的购买。注重重要文献和特色资源的完整性与连续性，重点保证本校学科相关出版物和学术文献的收藏，兼顾人文素质类文献的补充。提高馆藏质量，形成特色馆藏。
（二）按年度制定纸质文献资源采购计划，在经费预算范围内，按照教育部印发的《中国教育监测与评价统计指标体系（2020年版）》（教发〔2020〕6号）教育条件保障类和教育质量类指标“生均册数”要求，合理确定每年图书采购册数，保持数量相对稳定。
（三）根据学校发展规划、学科专业建设与教学科研工作、图书馆学科服务实际需要，在听取师生意见、充分论证、经费保证的基础上，结合纸质文献的借阅率、数字化文献的点击率、下载量等对文献资源的采购进行动态调整。
第十条 文献资源采购项目确定的程序
（一）调研：围绕学校的学科规划和专业设置，根据目前图书馆文献资源建设情况，调查读者需求，圈定适合订购的文献资源。
（二）试用：对拟新采购的数字化文献，在接收到相应行业集团采购组织或数据库商的试用通知后，经分管馆领导审核,报馆长审批后开通试用，通过图书馆信息发布平台和学科馆员向读者进行通知、宣传和培训。
（三）评估：采编部、学科服务部结合职能部门（院、部）采购申请，收集学院及读者的荐购意见；统计试用及已购数字化文献使用情况，以使用效果及学院、读者、学科馆员推荐函（或邮件）等为主要依据，必要时可组织专家论证会听取专家意见，完成综合评估，形成推荐订购意见。
（四）论证：文献资源建设工作小组对推荐订购意见进行论证。
（五）审定：图书馆党政联席会议对文献资源建设工作小组的论证结果审议决定后形成最终采购方案。
招标工作结束后，及时将中标结果通报馆党政联席会。
第四章 采购相关事宜
第十一条 采购方式及相关程序
（一）凡纳入政府采购预算范围内的项目、或未纳入政府采购预算范围，达到学校采购限额标准的项目，由学校实施集中采购，按校招标采购处的要求依法依规组织实施。
（二）未纳入政府采购预算，金额未达到学校采购限额标准的项目，图书馆根据文献资源类型和采购规模，采用单一来源、询价、竞争性磋商等采购等方式自行采购；图书馆自行采购的项目，由馆党政联席会会议授权相关业务部门组成临时采购小组组织招标工作，必要时邀请校内专家或招标采购处工作人员参加。内容主要涉及价格、到货时间、售后服务等，做好与采购项目相关的会议纪要、小组成员签字等工作。
（四）文献资源采购过程中，严格遵守学校的规章制度和管理规范，采购过程实行双人以上操作。
第十二条 图书馆与中标的文献资源供应商、代理商，依据《中华人民共和国合同法》和《武汉工程大学合同管理办法》签订采购合同。实质性条款内容必须与确定的采购文件、谈判记录等内容相一致。
第十三条 相关部室须根据采购合同，在规定的期限内按照学校财务管理规定进行采购资金的支付或报销。及时对采购的文献资源办理验收、入库或开通等手续。需要纳入固定资产管理的由办公室在做好资产登记后，再予以经费结算或核销。
第十四条 对文献资源的数量、质量或技术指标达不到采购约定或合同要求的，相关部室应及时取证并邀请供应商共同到场，依照约定或合同解决；双方有争议的要进行协商，协商未果的，通过仲裁或法律途径解决。
第五章 廉政风险防控
第十五条 文献资源采购属于图书馆重点风险领域，其过程中的调研、试用、评估、论证、审定等为关键环节；采编部、学科服务部为重点部室；纸质书刊、数字化文献采购，验收、报账等岗位为重点岗位。图书馆按照学校廉政风险防控工作要求，加强对文献资源采购重点风险领域及其关键环节、重点部室和重点岗位的监督管理。
第十六条 采购工作及其相关人员应严格遵守学校相关廉政规定,接受学校监管部门和图书馆的监督检查。
第六章 附则
第十七条 本办法未尽事宜按学校采购与招投标管理办法相关条例执行。
第十八条 本办法自公布之日起实施。
图书馆
2021年12月23日
